295 лет назад, 28 февраля 1720 году вышел генеральный регламент, содержащий общие правила коллежского устройства. После создания коллегий все дела стали разбиваться по их функциям, что разгрузило тогдашний сенат, получивший возможность позаботиться о том, чтобы ограничить свою деятельность лишь общим направлением и руководством правительственных дел или решением только важнейших и чрезвычайных вопросов практики управления.

Набор низших служащих-канцеляристов коллегий, взятых из прежних приказов, был проведен еще в 1718 году. В 1719 году были составлены и утверждены Петром штаты и регламенты большинства коллегий 

Каждая коллегия состояла из присутствия и канцелярии. Присутствие коллегии составляли: президент, вице-президент, четыре или пять советников и столько же асессоров. Президент коллегии назначался самим государем, а вице-президент утверждался государем по представлению Сената. Остальные члены коллегии назначались сенатом. Президент был главным лицом в коллегии и наблюдал за быстротой делопроизводства, в особенности за исполнением указов государя и сената.

Присутствие коллегии собиралось каждый день, кроме праздников и воскресных дней. Заседания летом начинались в 6 часа утра, а зимой с 8-ми, и длились обыкновенно пять-шесть часов. Когда какое-либо дело касалось нескольких коллегий, то назначалось соединенное присутствие заинтересованных коллегий.

Будучи первым лицом в коллегии, ее Президент не мог, однако, ничего решать сам, не поговоря с присутствием: «для того коллегии и устроены, – объяснял Петр, – дабы каждая с совету и приговору всех дела своей коллегии делала». Вице-президент был помощником президента, остальные члены наблюдали каждый за порученной ему частью делопроизводства. Присутствие коллегии собиралось в особой назначенной для того комнате. Посреди комнаты под балдахином стоял стол, покрытый алым сукном и украшенный зерцалом. Вокруг стола размещались члены коллегии по старшинству своих рангов. В той же комнате за особыми столами сидели секретарь и нотариус. Никто из посторонних во время заседания не мог войти в комнату присутствия без доклада, приглашенный же проситель должен был излагать свою просьбу стоя, и только людям высших рангов подавали в таких случаях стул.

Во главе канцелярии каждой коллегии стоял секретарь или обер-секретарь. Он заведовал всем письмоводство коллегии ; все важные бумаги он составлял сам, менее важные поручал составлять под своим надзором других чинам канцелярии ; секретарь должен был принимать и все лично подаваемые просьбы.

Кроме секретаря, в канцелярии коллегии находились еще нотариус, актуариус, переводчик, регистратор и еще несколько более мелких чинов. На должности нотариуса лежало вести протокол всех дел, решавшихся в коллегиях. Нотариус вел список и всех нерешенных дел, а секретарь в этом списке отмечал, у кого из членов присутствия какое дело находится на рассмотрении. Этот список и лежал всегда на столе присутствия перед президентом, чтобы он мог всегда видеть, сколько в его коллегии нерешенных дел. Актуариус вел дневной список всем бумагам, которые приходили в коллегию, и заведовал заготовкой писчей бумаги, чернил, сургуча, дров, свечей и т. п. Переводчик занимался переводом на русский язык иностранных бумаг, поступавших в коллегию; регистратор заносил в особые книги все бумаги, приходящие в коллегию и отправлявшиеся из нее. Кроме этих чиновников, в коллегии было еще много канцеляристов и копиистов, которые исполняли все то, что им прикажут высшие чиновники.

При каждой коллегии состояли еще «око государево» – прокурор – и фискал. Прокурор был подчинен генерал-прокурору, и главной обязанностью его было наблюдать за правильным и безволокитным решением дел в коллегиях; в случае замеченных ими неисправностей он доносил об этом генерал-прокурору. Фискал нес ту же должность, что и фискалы при сенате, т. е. наблюдал тайно там, где прокурор действовал явно.

Порядок производства дел в колл#c11егиях был такой: все пакеты, адресованные на имя коллегии, сдавались дежурному чиновнику. Он расписывался в получении их и, не распечатывая, представлял в присутствие. Все указы государя и сената распечатывал президент, а другие бумаги – старший после него член коллегии; секретарь в это время отмечал на бумаге номер и время поступления ее и сдавал актуариусу для записи в журнал; в то же время секретарь назначал и стол, где бумагу должны были разобрать и сделать все, что она требовала, – это называлось «производить бумагу».

После того, как дело было разобрано в канцелярии, секретарь докладывал его присутствию, читал его там целиком или в изложении вместе с канцелярскими данными и справками о нем. По прочтении дела, члены коллегии, начиная с младшего, подавали голоса за то или иное его решение, «не впадая один другому в речь», и большинством голосов дело решалось. Если голоса разделялись поровну, то перевес брала та сторона, на которой был президент. Постановленное таким образом решение нотариус вкратце вносил в протокол, означая при этом месяц и число дня заседания и проставляя имена присутствовавших. Несогласный с общим постановлением мог требовать, чтобы его мнение занесли в протокол отдельно. Протокол в тот же день подписывался всеми членами коллегии. В канцелярии после решения дела составляли бумагу, где это решение прописывалось, и потом отсылали ее по принадлежности.

Те дела, которые коллегия не могла решить сама, должны были с мнением коллегии направляться в сенат. Все решенные дела по истечении известного времени сдавались в архивы; все дела счетные шли в архив ревизион-коллегии, а все другие – в архив коллегии иностранных дел.

Все коллегии считались подчиненными сенату и получали от него указы; во все прочие места коллегии сами писали указы, а получали рапорты и доношения. Между собой коллегии все были равны, и каждая имела право суда над своими чиновниками. Таково было в общих чертах устройство петровских коллегий.